Paso 1 - Reunir un equipo organizador
1.1 El imperativo del trabajo en equipo
Poner en marcha un hackathon a gran escala sin un equipo de organizadores dedicados es una tarea ardua. La preparación de un evento de este tipo puede durar meses y a menudo conlleva múltiples retos. Sin embargo, la recompensa puede ser inmensa, y el viaje, aunque desafiante, puede ser igualmente agradable para el equipo organizador. Cuando el equipo disfruta con el proceso, el entusiasmo se transmite de forma natural a los participantes, lo que garantiza un acto divertido y productivo para todos.
1.2 Funciones esenciales
La parte fundamental de la organización de un hackathon reside en su equipo central, a menudo iniciado por una o dos personas clave o lo que nosotros denominamos líderes organizativos. Este dúo funciona como columna vertebral del evento, impulsando las fases de planificación y ejecución al tiempo que recaba el apoyo de los demás. En la mayoría de los casos de éxito, este dúo suele estar formado por educadores con aptitudes complementarias: uno destaca en comunicación, marketing y captación, y el otro es experto en estrategias pedagógicas y organización técnica.
1.3 Responsables de organización
Los jefes de organización son responsables de la coordinación y el liderazgo generales. Sus funciones abarcan las siguientes tareas:
Creación del equipo del hackathon
Definir el alcance y los objetivos del hackathon Gestionar el presupuesto y los costes
Contratación de personal, incluidas las escuelas asociadas, los facilitadores, los responsables de los retos, el apoyo técnico y los miembros del jurado
Desarrollo del programa y los retos del hackathon
Preparar la logística del hackathon, incluidos el lugar de celebración, los materiales, la comunicación y la gestión de datos
Promocionar el acto y, en caso necesario, conseguir patrocinadores
1.4 Formar un equipo organizativo
Organizar un hackathon es un proceso de colaboración. Contar con un equipo fiable y dedicado es crucial para compartir responsabilidades y ofrecer diversas perspectivas. Según nuestra experiencia, el punto óptimo para una unidad organizativa en un centro de enseñanza secundaria es entre 2 y 3 personas. He aquí por qué:
Un profesor: Organizar un hackathon es una tarea importante. Hacerlo en
solitario puede resultar abrumador y aumentar el riesgo de agotamiento. Además, diferentes perspectivas pueden conducir a un evento más próspero y equilibrado.
Dos profesores: Es el número mínimo que recomendamos. Un equipo de dos puede dividir las responsabilidades, ofrecer apoyo y fomentar una mayor diversidad de ideas. Cada uno puede aportar puntos fuertes y perspectivas únicas, lo que conduce a un proceso de planificación más creativo y dinámico.
Tres profesores: Con tres profesores, hay más manos para repartir la carga de trabajo y más mentes para aportar ideas. Sin embargo, recuerda el viejo refrán: "Demasiados cocineros estropean el caldo". Más de tres profesores puede llevar a procesos de toma de decisiones más largos y a posibles desacuerdos.
Aquí tienes una guía paso a paso para encontrar a tus compañeros de organización:
Busque colegas que compartan su entusiasmo por el aprendizaje experimental y estén interesados en ampliar sus métodos de enseñanza. Los candidatos ideales son los colegas con mentalidad innovadora que no tengan miedo de probar algo nuevo.
Presenta la idea Prepara una explicación concisa y atractiva de por qué quieres organizar un hackathon y cómo puede beneficiar a tu centro, a tus estudiantes y a tus compañeros.
Comunique su "por qué" Compartir su "por qué" personal puede inspirar su oportunidad de influir significativamente en la participación y el aprendizaje de los estudiantes. colegas y demuéstreles que está comprometido y apasionado con este proyecto.
Esta conexión emocional puede hacer que unirse al equipo de la organización resulte más atractivo. Consulta esta página para encontrar más ayuda a la hora de definir tu "por qué" personal ... LINK
Planifica una reunión Si expresan interés, planifica una reunión para debatir la idea en profundidad. Esta reunión es una oportunidad para responder a preguntas, compartir su visión y comenzar una lluvia de ideas. Utilice nuestro canvas para enmarcar los objetivos del hackathon como guía para el debate.
Seguimiento Si tus colegas necesitan tiempo para considerar tu propuesta, respeta su decisión y dales espacio. Sin embargo, no olvide hacer un seguimiento. Recuérdeles la oportunidad y ofrézcales información adicional si es necesario.
Formación del equipo Una vez que tengas tu equipo, es hora de empezar el emocionante viaje de planificar tu hackathon. Acuérdate de hablar regularmente con los demás para asegurarte de que todos se sientan escuchados y valorados a lo largo del proceso.
Consejos:
Manténgase positivo: Su entusiasmo y actitud positiva pueden ser contagiosos.
Ofrezca apoyo: Algunos colegas pueden dudar debido a la carga de trabajo o a la incertidumbre sobre el proceso. Asegúreles que no estarán solos y que esta guía les proporcionará una hoja de ruta para organizar el hackathon.
Invitación abierta: Es posible que desees hacer una invitación abierta en una reunión de personal, explicando tu intención de organizar un hackathon y que estás buscando colegas interesados en unirse al equipo de la organización.
1.5 Crear un equipo para el proyecto del hackathon
Crear un equipo básico es fundamental para el éxito de tu hackathon. Tu equipo principal no sólo gestionará la planificación y ejecución del evento, sino que también aportará diversas habilidades y perspectivas que pueden enriquecer el proceso general. Sin embargo, determinar a quién incorporar puede resultar complicado, sobre todo si no está seguro de qué funciones deben desempeñar.
A continuación se ofrece un desglose de las posibles funciones de los hackathons de mayor y menor envergadura.
Hackathons más pequeños:
Planificador del acto: Responsable de los aspectos logísticos del acto, como conseguir un lugar (físico o virtual), gestionar el programa y coordinarse con los proveedores si es necesario.
Responsable de Marketing: y Comunicaciones Gestiona la promoción del evento entre los posibles participantes y se encarga de las comunicaciones antes, durante y después del evento.
Responsable financiero: Supervisa la elaboración del presupuesto, la planificación financiera y la gestión de los recursos financieros del acontecimiento.
Responsable técnico: Supervisa los aspectos técnicos del evento. Esto puede incluir la gestión de la plataforma del evento en un hackathon virtual, la configuración de las herramientas y tecnologías necesarias y la prestación de apoyo técnico durante el evento.
Coordinador de facilitadores: Coordina las actividades de los facilitadores que apoyan a los equipos durante el hackathon.
Representantes de los estudiantes: Aportan valiosos puntos de vista desde la perspectiva de los participantes y ayudan a adaptar el acto a las necesidades e intereses del alumnado.
Representantes del profesorado: Apoyan en diversas tareas y ayudan a garantizar la alineación con los objetivos educativos.
Propietarios de los retos: Un socio de una empresa, ciudad u organización sin ánimo de lucro responsable de cada reto. Presentan el reto del hackathon y también pueden participar en la evaluación de las soluciones.
Hackathons más grandes:
Además de las funciones mencionadas, los hackathons de mayor envergadura pueden incluir:
Enlace con los patrocinadores: Se compromete con los patrocinadores potenciales y gestiona las relaciones con ellos durante todo el evento.
Representante del grupo de interés o patrocinador: Ayuda a proporcionar apoyo, recursos y oportunidades para establecer contactos. Puede ser un representante de un sector relacionado con el tema del hackathon.
Representante de una institución del conocimiento: Ofrece conocimientos y experiencia en un ámbito específico, a menudo en representación de universidades, instituciones de investigación u otras organizaciones basadas en el conocimiento.
Como líderes de la organización, es posible que tu y tus cofundadores ya posean las competencias y la experiencia necesarias para desempeñar algunas de estas funciones. Tómate un tiempo para analizar tu experiencia colectiva e identificar las lagunas. ¿Hay funciones que ninguno de vosotros pueda desempeñar cómodamente? Estas podrían ser las funciones para las que necesita contratar personal.
Recuerde que la escala y la complejidad de su hackathon influirán significativamente en el tamaño y la composición de su equipo central. Después de completar el paso 3, "Determinación del alcance del hackathon", tendrá una idea más clara del tamaño y el alcance de su evento, lo que le ayudará a tomar decisiones más informadas sobre su equipo principal. Por ahora, familiarícese con estas funciones y empiece a considerar quién de entre sus colegas o su red podría desempeñarlas. Recuerde que el objetivo es mantener una estructura de equipo eficiente, distribuyendo equitativamente las responsabilidades y fomentando la diversidad de perspectivas. Tu equipo central es crucial para el éxito de la planificación y ejecución de tu hackathon, así que merece la pena invertir tiempo y reflexión en este proceso.
1.6 Personal para el acto
En función del alcance y los objetivos del hackathon, es posible que necesite más personal:
Facilitadores: Con experiencia en metodologías ágiles, lean startup y design thinking, facilitando el proceso y guiando a los alumnos.
Miembros del jurado: Evalúan las soluciones finales, ofreciendo experiencia y puntos de vista diversos.
Asistencia técnica: Garantizan el buen funcionamiento resolviendo los problemas técnicos.
Expertos en creación de prototipos y creadores: Proporcionan experiencia en diversas herramientas de creación digital.
Expertos: Organizan talleres, proporcionan información a los estudiantes y contribuyen a las sesiones de trabajo.
Presentador: Supervisa la fase pública del hackathon, garantizando la participación y la fluidez.
De este modo, queremos darte una visión general de la organización inicial que puedes necesitar. En los capítulos siguientes, te orientaremos sobre cómo decidir quiénes y cuántos de estos miembros del personal necesitas y cómo preparar y contratar a cada uno de ellos. Sigue los pasos de este manual y resuelve tus dudas.
En conclusión
Comprender y estructurar tu equipo organizativo son los primeros pasos esenciales. Cada miembro desempeña un papel único que contribuye al éxito general del hackathon. Recuerda que forma parte de un equipo cuyo objetivo es crear una experiencia de aprendizaje inolvidable y atractiva. Una vez formado el equipo organizativo inicial, el siguiente paso es definir los objetivos y el alcance del hackathon, lo que guiará la estructura del equipo y las necesidades de personal.
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