Paso 3 - Planificación del Hackathon
Para que un hackathon tenga éxito es necesario conocer a fondo el alcance del evento. La declaración de la visión del hackathon, desarrollada en el paso 2, te ayudará a tomar decisiones sobre cómo se llevará a cabo el evento y te garantizará que dispones de los recursos necesarios para tener éxito. Este capítulo te proporcionará las directrices y el contexto para tomar decisiones informadas sobre el alcance de tu hackathon, tocando aspectos críticos como el número de participantes y su procedencia, el formato del evento, el calendario, la composición del equipo y los requisitos de personal.
Para facilitar este proceso, hemos desarrollado una herramienta llamada 'Hackathon Scoping Canvas'. Este lienzo lo ayudará a tomar decisiones sobre cómo organizar su hackathon y comenzar a planificar la ejecución y la comunicación con los socios y partes interesadas.
3.1 Participantes: Cantidad y Calidad
Empieza por considerar a los participantes. ¿Cuántos estudiantes piensas involucrar y cuál es su procedencia? Considera también si quieres solicitar la participación de otras escuelas locales o internacionales.
Principiante: Empieza poco a poco. Organiza un hackathon dentro de una única clase. Esto permite una comunicación y un control más accesibles y una experiencia de aprendizaje centrada. A medida que ganes confianza, puedes ampliar tu hackathon para incluir más clases o escuelas. Un inconveniente importante es que este hackathon limita el aprendizaje multidisciplinar. Por lo tanto, todos los estudiantes siguen el mismo estudio. Por supuesto, cada estudiante tiene un bagaje, unos conocimientos y una experiencia que aportar.
Intermedio: Para los profesores que ya se sientan cómodos con el aprendizaje basado en proyectos, considera la posibilidad de ampliar el hackathon para que participen varias clases del mismo centro. Esto fomenta el aprendizaje interdisciplinar y la cooperación con estudiantes de otros campos de estudio.
Avanzado: Si eres experto en organizar eventos de aprendizaje basado en proyectos, implica a diferentes escuelas locales o socios internacionales para llevarlo al siguiente nivel. Esto fomenta un intercambio más amplio de ideas y culturas, proporcionando a los estudiantes una experiencia de aprendizaje más diversa y enriquecedora.
Tabla: Análisis comparativo de la gama de paraticipantes
Participantes
Pros
Contras
Aula individual
Control y organización más sencillos, experiencia de aprendizaje centrada
Diversidad y perspectiva limitadas
Clases múltiples Misma Escuela)
Mejora del aprendizaje interdisciplinar, aumento de la participación
Mayor esfuerzo organizativo
Varias escuelas locales
Mayor diversidad, fomenta la conexión con la comunidad local
Desafíos logísticos, requiere más coordinación
Escuelas internacionales
Amplio intercambio cultural, experiencia de aprendizaje diversa
Complejos retos logísticos, de coordinación y comunicación
He aquí algunas preguntas de reflexión y exploración:
¿Qué resultados de aprendizaje pretendes que tus alumnos obtengan?
¿Cómo puede influir en estos resultados el número de participantes y su procedencia?
¿Ofrecería la colaboración con otras clases, escuelas o países oportunidades y perspectivas de aprendizaje adicionales?
¿Cómo afectaría a tu capacidad de gestionar el hackathon el esfuerzo de coordinación adicional que requieren los eventos a mayor escala?
3.2 Decidir el formato
Con una idea clara sobre los participantes, pasemos al formato del hackathon. Te imaginas un evento presencial, virtual o un híbrido de ambos?
Utilizamos las siguientes definiciones de formato de hackathon:
Presencial: Un hackathon con todos los participantes reunidos en el mismo lugar físico.
Híbrido: Un hackathon en el que los participantes colaboran desde múltiples lugares, tanto en persona como en línea.
Combinado: Un hackathon en el que los participantes alternan interacciones en línea y en persona.
En línea: Un hackathon realizado íntegramente mediante participación virtual.
La decisión sobre el formato se guía por los objetivos del hackathon, el contexto y los recursos disponibles, pero también hay que tener en cuenta la experiencia de tu propio equipo:
Principiante: Para los principiantes, un hackathon presencial es un buen punto de partida. Este formato es más práctico y permite la interacción y la ayuda en tiempo real, lo que lo hace más fácil de gestionar para quienes no están familiarizados con la organización de este tipo de eventos.
Intermedio: Un hackathon en línea es adecuado para quienes tienen una experiencia intermedia. Aunque requiere familiarizarse con las herramientas digitales y manejar equipos virtuales, ofrece un mayor alcance y es rentable.
Avanzado: Un hackathon híbrido es ideal para organizadores avanzados. Combina las ventajas de los formatos en línea y presencial, pero requiere un manejo experto de la logística física y virtual.
Tabla: Análisis comparativo del formato del Hackathon
Formato del Hackathon
Pros
Contras
Presencial
Interacción directa, intercambio dinámico de ideas, resolución de los conflictos más sencilla
Costes más elevados, más preparación, desplazamientos
Híbrido
Mayor alcance, ventajas combinadas de ambos formatos
Logística compleja, requiere coordinación avanzada
Combinado
Flexibilidad en la participación, se adapta a
horarios variados
Requiere una sincronización cuidadosa y una posible desconexión entre las fases presencial y en línea.
En línea
Mayor alcance, costes reducidos, sin
Creación de equipos complejos, menos personales, que supongan un reto para construir la
Las preguntas de reflexión y exploración para esta sección son:
¿Cuáles son las capacidades logísticas de tu escuela?
¿Dispone tu centro de los recursos e instalaciones necesarios para un acto presencial?
¿Dispones tú y tus alumnos de las competencias y herramientas necesarias para organizar un acto en línea?
¿Cómo afectaría la elección del formato al compromiso y la interacción entre los participantes?
¿Ofrecería un modelo híbrido un buen equilibrio entre los pros y los contras de los formatos presencial y en línea?
3.3 Calendario y duración
A continuación, determina el calendario y la duración del hackathon. ¿Será en un solo día, durante varios días o a lo largo de varias semanas?
Principiantes: Un hackathon más corto, de dos días, puede ser más manejable para los organizadores noveles. Este marco temporal permite una exploración rápida e intensa de las ideas, manteniendo al mismo tiempo unas exigencias organizativas manejables.
Intermedio: A medida que te sientas más cómodo organizando hackathons, plantéate ampliar el evento a tres días. Así los equipos tendrán más tiempo para profundizar en sus ideas y crear soluciones más detalladas.
Avanzado: Si tienes mucha experiencia en la organización de este tipo de eventos, considera la posibilidad de organizar un hackathon de tres días como inicio y transición a un proyecto curricular de varias semanas con puntos de contacto semanales constantes. Este formato permite profundizar en la exploración y el desarrollo de ideas, aunque requiere un mayor compromiso a largo plazo por parte de organizadores y participantes.
Tabla: Análisis comparativo de la duración del hackathon
Duración del Hackathon
Pros
Contras
2 días
Compromiso de tiempo manejable, concentración intensa en las ideas
Profundidad limitada en los proyectos
3 días
Más tiempo para desarrollar y prototipar ideas, Calendario equilibrado
Requiere más recursos organizativos
Varias semanas
Permite explorar en profundidad ideas y proyectos, y
tener tiempo para madurarlos
Mayor compromiso de tiempo, mantener el impulso puede ser un reto
Las siguientes preguntas pueden orientarle en su decisión:
¿Cuánto tiempo podéis dedicar tus compañeros, los alumnos y tú, al hackathon?
¿Se ajusta mejor a tus objetivos de aprendizaje un acto más breve e intenso o uno más extenso y profundo?
¿Cómo afectaría el calendario del acto a la participación? ¿Hay vacaciones escolares, exámenes u otros acontecimientos que deban tenerse en cuenta?
En el caso de los hackathons más largos, ¿cómo mantendrás el impulso y el compromiso durante todo el evento?
3.4 Tamaño del equipo y funciones
Determinar el tamaño adecuado del equipo y definir funciones específicas es esencial para garantizar el éxito de tu hackathon. La composición del equipo básico debe estar en consonancia con la magnitud del evento y la complejidad de sus objetivos.
Principiante: Comience con un pequeño equipo básico que cubra las funciones esenciales:
Planificador de eventos: Gestiona la logística y garantiza que el evento se desarrolle sin problemas.
Responsable de marketing y comunicación: Supervisa la promoción y mantiene una comunicación clara con los participantes.
Responsable técnico: Gestiona todas las necesidades tecnológicas, garantizando que las herramientas y plataformas estén operativas.
Puede bastar con un equipo de una a tres personas, cada una de las cuales puede desempeñar varias funciones en función de las ambiciones y el alcance del hackathon.
Intermedio: A medida que aumente tu experiencia y se amplíe tu evento, considera la posibilidad de ampliar tu equipo:
Responsable financiero: Gestiona el presupuesto y la supervisión financiera.
Coordinador de facilitadores: Organiza y apoya a los facilitadores que guían a los participantes.
Representantes de estudiantes y profesores: Ofrecen perspectivas para alinear mejor el hackathon con los objetivos educativos y las expectativas de los participantes.
Avanzado: Para hackathons más grandes o internacionales, amplía aún más tu equipo:
Enlace con los patrocinadores: Gestiona las relaciones con los patrocinadores y garantiza su apoyo.
Representante de grupos de interés: Conecta con grupos profesionales o temáticos para potenciar la creación de redes.
Representante de la Institución del Conocimiento: Proporciona opiniones expertas y recursos académicos.
Preguntas reflexivas y exploratorias
Personas clave: ¿Quiénes son los miembros esenciales necesarios para garantizar el éxito de su hackathon? ¿Qué funciones deben asumir los responsables de la organización?
Ampliación de funciones: ¿Mejoraría la planificación y ejecución de tu hackathon si añadieras funciones específicas, como un responsable financiero o un coordinador de facilitadores?
Comunicación en equipo: ¿Cómo facilitarás una comunicación y colaboración eficaces entre los miembros del equipo?
Este enfoque estructurado te permite ampliar tu equipo de forma eficaz a medida que tu hackathon crece en complejidad y tamaño, garantizando que cada aspecto del evento se gestione de forma profesional y tenga éxito.
3.5 Necesidades de personal
La dotación de personal es un aspecto crítico de la planificación de un hackathon, que implica identificar y coordinar las distintas funciones necesarias para apoyar el evento. Estas funciones van desde facilitadores y responsables técnicos hasta apoyo logístico, todo para conseguir el máximo bienestar de los participantes. Un evento bien dotado de personal puede resolver eficazmente cualquier problema y garantizar que los participantes reciban la orientación necesaria. Los hackathons más grandes y complejos pueden requerir personal adicional para gestionar la intrincada logística, proporcionar apoyo técnico, orientar a los participantes y ocuparse de las actividades de seguimiento.
Directrices para la toma de decisiones
Para determinar sus necesidades de personal, reflexiona sobre las siguientes preguntas:
¿Cuántos facilitadores y líderes técnicos son necesarios para guiar a los participantes a lo largo del hackathon?
Dado el alcance y la escala, ¿necesita funciones adicionales, como apoyo logístico o bienestar de los participantes?
¿Cómo se ajustarán los requisitos de personal si el hackathon se lleva a cabo en un formato híbrido o en línea?
Facilitadores
Los facilitadores suelen ser personas con experiencia, a menudo profesores que han recibido una formación específica para guiar a los participantes a través del proceso de diseño del hackathon. Aunque no se espera que lo sepan todo, desempeñan un papel crucial como entrenadores de los equipos de estudiantes. Idealmente, se asigna un facilitador por equipo (normalmente formado por 6 estudiantes, pero puede variar de 4 a 8). Si los recursos de los facilitadores son limitados, también es posible asignar un facilitador por cada dos equipos. En una clase normal, un profesor puede dirigir a 18 o 24 alumnos, lo que se traduce en 3 o 5 equipos, lo que puede ser un reto. Si no se dispone de suficientes facilitadores, considere la posibilidad de formar en facilitación a los miembros del equipo líder o a todos los participantes para prepararlos mejor para la auto- orientación durante el hackathon.
Asistencia técnica
El formato del hackathon influye en la necesidad de apoyo técnico. Para formatos híbridos o en línea, al menos una persona debe centrarse en la gestión de las barreras técnicas, como organizar y gestionar reuniones de Zoom y facilitar el acceso a... grupos en línea. También es crucial planificar las funciones técnicas hacia el final del hackathon, sobre todo si se pretende organizar una exposición de clausura. Consulta la Parte 3 de esta guía para obtener instrucciones detalladas sobre la organización de un evento final.
Recabar apoyo
Los hackathons son eventos llenos de energía que pueden enfocarse de forma similar a los eventos habituales del sector, y que requieren una atención especial para optimizar la experiencia de aprendizaje. La ubicación y la disponibilidad de comida y bebida desempeñan un papel importante en la experiencia de los participantes. Considere si necesita personal de apoyo para gestionar la comida, los aperitivos y las bebidas durante el hackathon. Las opciones pueden ir desde sencillos puestos de autoservicio hasta montajes más elaborados. Normalmente, las comidas se consumen in situ, lo que contribuye al ambiente vibrante del hackathon y anima a los estudiantes a seguir colaborando. Aunque algunos caprichos como el chocolate pueden potenciar la creatividad y la energía, la moderación es clave para mantener la salud y la concentración general.
Al abordar estos requisitos de personal, se garantiza un entorno de apoyo que mejora la eficacia general y el disfrute del hackathon.
Conclusión
Si planificas cuidadosamente tu hackathon, te asegurarás un proceso de planificación y ejecución más fluido. Tanto si se trata de un evento íntimo a pequeña escala como de un hackathon internacional a gran escala, este capítulo te proporcionará las directrices necesarias para tomar decisiones con conocimiento de causa. Es hora de pasar de la teoría a la práctica. En el próximo capítulo, profundizaremos en los aspectos logísticos y de planificación, ayudándote a convertir tu hackathon en un acontecimiento inolvidable.
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