Paso 4 - Presupuesto del Hackathon
Aunque pensar en los resultados del aprendizaje y en las innovaciones que puede generar el hackathon es apasionante, la planificación debe incluir un examen práctico del presupuesto. El aspecto financiero de la organización de un hackathon no puede pasarse por alto. Es crucial elaborar un presupuesto para comprender las implicaciones financieras y asegurarse de que se dispone de los fondos necesarios para financiar el evento.
4.1 Preparando el terreno: Evaluación del tipo de hackathon y sus recursos
Antes de crear tu presupuesto, considera el tipo de hackathon que estás planeando.
¿Va a ser presencial, en línea o híbrido? El formato tiene un efecto significativo en el presupuesto. Los hackathons en línea suelen tener costes reducidos en áreas como el lugar de celebración o la comida, pero pueden requerir inversiones en plataformas o herramientas digitales.
Revisa el canvas de alcance del hackathon y reflexiona sobre lo siguiente:
¿Cuántos participantes esperas tener?
¿Cuál es la duración del hackathon?
¿Qué tipo de ambiente y experiencia quieres crear?
¿Qué recursos existentes puedes aprovechar?
Estas respuestas guiarán el proceso de evaluación y planificación del presupuesto.
4.2 Principales categorías de costes
Una vez considerado lo anterior, puedes empezar a calcular los costes. He aquí algunas categorías típicas:
4.2.1 Lugar
El lugar de celebración de su hackathon puede influir considerablemente en su presupuesto y en el ambiente del evento. Hay que tener en cuenta los costes de alquiler del lugar, montaje y desmontaje, alquiler de infraestructura adicional (sillas, mesas, barra de comida o bebida, etc.), equipo (proyectores, altavoces, micrófonos, iluminación, elementos del escenario, etc.) y limpieza posterior.
Espacios exteriores: Alquilar un espacio diseñado para este tipo de eventos tiene sus ventajas. Estos espacios suelen contar con la infraestructura necesaria. Sin embargo, las tarifas de alquiler pueden suponer un gasto importante, que suele oscilar entre 500 y 5.000 dólares al día, dependiendo del tamaño y la ubicación del lugar.
Asociarse con una empresa: Esta opción puede ahorrar costes de alquiler, pero requiere más planificación logística. Asegúrete siempre de la disponibilidad del espacio de la empresa antes de planificar.
Centros escolares propios: Organizar un hackathon en una escuela puede ahorrar costes de alquiler y resolver problemas de accesibilidad. Sin embargo, transformar el espacio para que sea más creativo puede resultar complicado.
Consideraciones sobre los costes del lugar de celebración:
Alquiler del local: 500€ 5000€/día
Infraestructura adicional: 200€-€
Equipo adicional: 300€-2000€
Limpieza: 100€-500€
4.2.2 Costes de suministros y equipos para el lugar de celebración
Para un hackathon presencial, necesitarás suministros y equipos para el lugar de celebración, como pizarras, proyectores y sistemas de sonido. Los costes pueden variar, pero aquí tienes algunas estimaciones:
Pizarra: 100€-300€
Proyector: 300€-1000€
Sistema de sonido: 200€-1000€
4.2.3 Costes de suministros y equipos para los participantes
Los recursos que proporciones a los participantes pueden influir significativamente en su experiencia en el hackathon. En un hackathon presencial deben tenerse en cuenta los costes de:
Canvas A1: 20€-100€ por equipo
Bolígrafos y rotuladores: 10€-50€ por equipo
Post-its: 5€-20€ por equipo
Materiales para prototipos: 50€-200€ por equipo
Para un hackathon en línea, puede ser necesario un software de colaboración como Miro o Mural, que oscila entre 8 y 16€por usuario al mes. Un software de prototipos como Figma es gratuito, pero tiene opciones premium de hasta 12 € por editor al mes.
Para un hackathon híbrido, los costes pueden ser a menudo la suma de ambos.
4.2.4 Costes de alimentación
Los costes de alimentación de un hackathon pueden dividirse en esenciales y no esenciales. Los costes esenciales incluyen el almuerzo, las bebidas básicas y, posiblemente, el desayuno para los participantes y el personal. Los costes no esenciales pueden incluir bebidas adicionales, aperitivos y comida para la exposición final.
Alimentos esenciales: 10€-20€ por persona y día
Alimentos no esenciales: 5-10€ por persona y día
Alimentos de exposición: 100€-500€ total
Recuerda que para un hackathon híbrido, garantizar que todos los participantes tengan acceso a comidas similares, incluso a distancia, puede ayudar a mantener un sentimiento de unidad.
4.2.5 Gastos de promoción
Los costes de promoción pueden incluir material promocional físico como pegatinas, carteles, folletos, pancartas, carteles, bolsas, etc. También puede incluir el coste de un fotógrafo o videógrafo, que oscila entre 100 y 200€la hora. Otra posibilidad es contratar a estudiantes con experiencia en fotografía y vídeo para que cubran el acto, lo que puede ser una alternativa rentable.
Material promocional físico: 100€-500€
Fotógrafo/videógrafo: 100€-200€/h
4.2.6 Gastos de viaje y de personal
Los gastos de viaje pueden ser necesarios si tienes ponentes invitados o participantes de lugares lejanos. Si es posible, considera la posibilidad de sufragar los gastos de viaje de los participantes seleccionados. Si no puedescubrir los gastos de viaje, déjalo claro desde el principio para evitar malentendidos.
También hay que tener en cuenta los costes de personal si se contrata a oradores, presentadores, jueces u otros expertos. Estos costes pueden variar significativamente en función de la experiencia y reputación del personal implicado.
Gastos de viaje: 100€-1000€ por persona
Gastos de personal: 500€-5000€ por persona
4.2.7 Premios y recompensas
Los premios y recompensas pueden motivar mucho a los participantes durante el hackathon. Pueden ser desde pequeños premios como gadgets tecnológicos, que pueden costar entre 20 y 200 euros por artículo, hasta premios más importantes como becas u oportunidades de prácticas.
Premios pequeños: 20€-200€ por artículo
Premios mayores: 500€-5000€ por artículo
Recuerde que el objetivo de los premios no es crear un entorno ferozmente competitivo, sino incentivar el pensamiento creativo y la resolución de problemas. También pueden servir como un trampolín para el desarrollo ulterior, permitiendo que los proyectos prometedores continúen su andadura después del hackathon.
4.3 Modelos de ingresos
Aunque es crucial conocer los costes, es igualmente importante pensar en las posibles fuentes de ingresos. Aquí tienes algunas formas de financiar tu hackathon:
Patrocinio: Las empresas pueden patrocinar tu hackathon para promocionar su marca, acceder al talento o apoyar la educación. Pueden aportar fondos, recursos o incluso premios.
Subvenciones: Es posible que encuentres subvenciones de organizaciones gubernamentales o no gubernamentales, especialmente si tu hackathon se ajusta a objetivos educativos, tecnológicos o sociales.
Cuotas de participación: Aunque es habitual que los hackathons sean gratuitos para los participantes, cobrar una pequeña cuota de inscripción puede ayudar a cubrir los costes.
Cuando planifiques tu presupuesto, ten en cuenta todos estos factores y estate preparado para gastos imprevistos. Recuerda que la elaboración del presupuesto es un proceso continuo que requiere ajustes a medida que se acerca el día del evento. Un presupuesto adecuado garantizará el buen desarrollo del hackathon y evitará sorpresas financieras no deseadas.
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